Vérification des frais de entreprise par l'ARC : Les conseillers partagent leurs conseils pour vous protéger

Ce que cela signifie pour vous : Si vous êtes travailleur autonome ou conseiller financier, l'Agence du revenu du Canada (ARC) examine attentivement vos déclarations de revenus. Si vos frais d'entreprise ont changé de manière importante par rapport à l'année dernière, ou si vos registres sont mal tenus, vous pourriez faire l'objet d'une vérification. Si vous ne pouvez pas prouver que chaque dépense était liée à l'entreprise, l'ARC refusera la déduction, et vous devrez plus d'impôt.

L'actualité : L'ARC cible les écarts de dépenses

L'ARC procède actuellement à des vérifications axées sur les travailleurs autonomes, y compris les conseillers financiers. Elle cherche spécifiquement les « écarts ». Cela signifie qu'elle compare vos dépenses actuelles à celles des années précédentes.

Si vos dépenses de repas, de divertissement, de voyage ou de services publics (résidentiels) sont beaucoup plus élevées que l'année dernière, cela soulève un signal d'alarme.

Des rapports récents indiquent que l'ARC rejette strictement les demandes qui ne sont pas étayées par une documentation parfaite. Elle n'accepte plus les simples relevés de carte de crédit comme preuve.

Le problème des reçus : Pourquoi les relevés de carte de crédit ne suffisent pas

Un problème majeur actuellement est que les contribuables s'appuient sur les relevés de carte de crédit, alors que l'ARC exige des reçus détaillés.

• Relevés de carte de crédit : Ils n'indiquent que le nom du fournisseur et le montant total (p. ex., « Restaurant », 150 $). Ils ne montrent pas ce que vous avez acheté.
• Reçus détaillés : Ils indiquent les articles spécifiques, la date et la ventilation des taxes.

Sans le reçu détaillé, l'ARC présume que la dépense est à caractère personnel. Elle la refusera.

La règle de la concordance des noms : L'ARC est également très stricte concernant les noms. Si un reçu ne porte pas votre nom, elle pourrait le rejeter. Cela se produit souvent avec les dépenses partagées, comme une chambre d'hôtel divisée avec un collègue. Si le reçu est au nom de votre collègue, l'ARC pourrait le refuser, à moins que vous ne prouviez que vous avez payé votre part.

Qui est touché ?

• Travailleurs autonomes : Toute personne qui demande des frais d'entreprise dans sa déclaration de revenus.
• Conseillers financiers : Ce groupe est actuellement une cible spécifique pour les vérifications de l'ARC.
• Petites entreprises : Surtout celles qui demandent des frais de bureau à domicile, des repas et des divertissements.

Ce que vous devriez faire

Vous devez vous préparer maintenant, avant l'arrivée d'une lettre de vérification.

1. Conservez les reçus détaillés Ne vous fiez pas uniquement aux relevés de carte de crédit. Vous devez conserver le reçu détaillé qui indique ce qui a été acheté. Pour les repas, cela prouve le coût de la nourriture et des boissons (qui est déductible à 50 %) par rapport au pourboire.

2. Documentez le motif d'affaires Gardez un journal ou notez des informations sur vos reçus. Vous devez prouver pourquoi la dépense était nécessaire pour votre entreprise.

• Exemple : Si avez invité un client à déjeuner, notez le nom du client et le sujet d'affaires discuté sur le reçu ou dans une note d'agenda.

3. Numérisez vos registres immédiatement De nombreux portails en ligne et applications suppriment les reçus après 12 mois. Si vous faites l'objet d'une vérification deux ans plus tard, il est possible que vous ne puissiez plus vous connecter pour obtenir la preuve.

• Action : Numérisez ou prenez une photo de chaque reçu immédiatement. Sauvegardez-le sur un service cloud ou dans un dossier dédié sur votre ordinateur. Imprimez des copies papier si possible.

4. Surveillez les écarts Soyez prêt à expliquer pourquoi vos dépenses ont augmenté d'une année à l'autre. Si vous avez mené un projet important qui nécessitait des déplacements, gardez ces registres séparés et organisés.

5. Connaissez vos droits lors d'une vérification Si vous recevez une lettre de vérification, ne paniquez pas. Si vous ne pouvez pas rassembler les documents dans le délai imparti, vous pouvez demander plus de temps. Les contribuables peuvent demander une prorogation de 30 jours s'ils ont une raison valable, comme l'attente de registres de tiers.

En résumé

L'ARC vérifie activement les frais d'entreprise en ce moment. Elle recherche des changements dans les habitudes de dépenses et rejette les demandes qui manquent de preuves détaillées.

Pour vous protéger :

• Conservez les reçus détaillés (et pas seulement les relevés de carte de crédit).
• Numérisez et sauvegardez des copies numériques avant que les portails en ligne ne les suppriment.
• Notez le motif d'affaires pour chaque repas et chaque déplacement.

Si vous ne pouvez pas produire le reçu spécifique avec le bon nom et les détails, l'ARC le traitera comme une dépense personnelle.